AUTOMATISATION DES TÂCHES ADMINISTRATIVES
Moins de tâches répétitives. Plus de temps utile.
Lorsque les mêmes informations sont copiées, contrôlées ou rapprochées manuellement chaque jour ou chaque mois, une automatisation ciblée peut réduire la charge administrative et fiabiliser le suivi.
OÙ COMMENCER ?
Repérer les tâches qui consomment du temps sans créer de valeur.
Les meilleures candidates à l’automatisation sont souvent les opérations fréquentes, structurées et prévisibles : recopier une donnée, consolider plusieurs sources, vérifier qu’une information est présente, préparer une synthèse ou faire circuler un même élément entre plusieurs étapes.
- Ressaisie d’informations entre fichiers
- Consolidation manuelle de données
- Contrôles répétitifs avant validation
- Classement et suivi de documents
- Préparation de tableaux ou synthèses
- Transmission d’informations entre services
AUTOMATISER SANS PERDRE LE CONTRÔLE
Des règles claires et des validations au bon endroit.
Une automatisation utile ne doit pas rendre le processus opaque. GESTIOPLUS conçoit des outils dans lesquels les informations importantes restent visibles, les exceptions peuvent être contrôlées et les validations humaines sont conservées lorsqu’elles sont nécessaires.
Identifier
Repérer les étapes répétitives et les ressaisies qui consomment inutilement du temps.
Fiabiliser
Définir les données nécessaires, les contrôles à conserver et les exceptions à traiter.
Automatiser
Construire le flux ou l’outil qui réalise automatiquement les opérations prévisibles.
Superviser
Garder une vision claire des résultats et permettre l’intervention lorsque le cas le nécessite.
UN OUTIL ADAPTÉ AU PROCESSUS
L’automatisation peut faire partie d’une application métier.
Lorsque plusieurs tâches sont liées entre elles, une simple automatisation isolée ne suffit pas toujours. Une application métier sur mesure peut centraliser les données, guider les utilisateurs et automatiser les étapes répétitives dans un même environnement.
Exemple de continuité de données
Dans TransSuivi, une information saisie sur le terrain peut ensuite être réutilisée par l’exploitation et l’administratif. La valeur vient précisément du fait que la donnée n’a pas besoin d’être recréée à chaque étape.
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Structurer l’ensemble du processus.
UNE TÂCHE QUE VOUS REFAITES SANS CESSE ?
Regardons si elle peut être simplifiée ou automatisée.
Décrivez les étapes actuelles, les outils utilisés et les contrôles nécessaires. Nous pourrons déterminer ce qui mérite réellement d’être automatisé.
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